TEKNIK KORESPONDENSI / TEKNIS MENULIS SURAT DINAS

1)   Korespondensi

        Yaitu Teknik membuat surat dan bekomunikasi dengan surat.

2)   Surat

Salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, organisasi, instansi / kepada pihak lain / orang, organisasi, instansi)

Surat dinas resmi :

Salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor sebagai satu pihak kepada pihak yang lain

3)   Tujuan Surat

Mengharapkan reaksi yang timbul dari pembaca tepat seperti yang diharapkan

4)   Fungsi Surat

Umum à alat komunikasi tertulis Khusus sebagai :

A.   Duta atau wakil penulis

B.   Alat pengingat, karena dapat diarsipkan

C.   Bukti tertulis, terutama surat perjanjian

D.   Alat bukti sejarah, seperti perkembangan suatu instansi (yuridis dan administratif)

E.   Pedoman kerja, seperti Skep, Surat Edaran, Surat Instruksi.

5)   Syarat dasar Surat

A.   Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan

B.   Penguasaan bahasa (bahasa tulisan)

C.   Penguasaan pikiran dan perasan si penerima;

D.   Pengetahuan mengenai posissi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca;

E.   Pengetahuan tentang teknik korespon-densi

6)   Langkah teknis menulis surat

A.   Penegasan tujuan pokok penulisan surat

B.   Pengumpulan data / informasi

C.   Perkiraan tentang pembaca

D.   Penyusunan draft atau konsep

E.   Penyelesaian

7)   Bagian-bagian surat

A.   Kepala surat

B.   Tanggal surat

C.   Nomor surat

D.   Sifat surat

E.   Lampiran

F.    Hal atau perihal

G.   Alamat dalam

H.   Kalimat pembuka

I.     Isi surat

J.    Kalimat penutup

K.   Nama jabatan

L.    Nama dan NIP penandatangan surat

M.  Tembusan

N.   Initial

8)   Bentuk / style surat

Bentuk atau style surat ini ditentukan oleh keputusan Menteri Negara Pendayagunaan  Aparatur Negara (MENPAN) No. 71 tahun 1993 tentang Pedoman Tata Peraturan Dinas :

                                                 Full Block Style

  Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

 Block Style

    Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Semi Block Style

    Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

Bentuk Lekuk

   Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.

Alinea Menggantung

   Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.